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事務職を目指して就職や転職を考えている方や、ブランクを経て事務職に復職を目指している方にとって、履歴書の自己PRは選考結果を左右する重要なポイントです。特に悩むのが、どのように自己アピールすれば良いのかという点ではないでしょうか。 評価される自己PRを作るためには、応募企業が自己PRを通じて見極めようとしている情報を理解し、どのように表現すれば良いのかを知ることが重要です。
この記事では、自己PRの作成に役立つ以下のポイントを紹介します。
- 採用担当者が自己PRで注目しているポイント
- 就活生、転職者、ブランクからの復帰を目指す方ごとの強みのポイントとアピール方法
- 自己PRを構成する「強み」「エピソード」「事務職の仕事への活かし方」の書き方と例文
適切な自己PRを作成することで、書類選考通過率がぐっと上がります。この記事を参考に、志望企業の就職を実現しましょう！
1. なぜ重要？事務職の履歴書で自己PRが選考結果を左右するワケ
結論から言うと、事務職は一般的に人気が高い職種とされているため、多くの競争相手の中から勝ち抜く必要があります。そんな時、他の応募者との差別化を図るうえで重要になってくるのが、自己PRから読み取れるあなたのオリジナリティにあふれた情報です。この記事ではまず、事務職の自己PRで重視されるポイントを紹介します。
1.1. 事務職の自己PRで見るポイント！企業は「やる気」と「適性」を見てる
採用担当者は自己PRを通じて、あなたの人物像と強みを把握し、それをどのようにして実際の仕事に活かせるのかを評価しています。そのポイントとなるのがやる気と適性です。これはどんな職種でも共通するポイントでしょう。
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やる気: 志望企業で仕事を行う上で最も重要な要素です。これまでの実績や業務経験、企業研究の成果、応募職種に対する理解度の深さ、前向きな姿勢などから測られます。特に企業研究は、志望動機を作る際も役立つので必ず行いましょう。
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適性: 職種の仕事内容によって、何の要素を適性として重視するかが異なります。また志望企業の規模など環境によっても異なる場合があります。企業情報を集め、事前に求められるスキルの見当をつけておきましょう。
2. 事務職履歴書の自己PRで有利なスキルとアピール方法｜新卒・未経験者・経験者・ブランク別
自己アピールのポイントは職種や仕事内容ごとに異なる他、さらに、新卒・未経験者・経験者・ブランクの有無など、応募時の状況によってアピールの方向性が変わってきます。この記事ではまず、事務職として一般的に重視されるスキルをおさえ、そのうえで新卒・未経験者・経験者・ブランクごとに志望企業から評価されやすいスキルを紹介します。
2.1. 事務職の自己PRで企業が見ているスキルのポイント
まずは事務職として特に重視されることを理解しましょう。紹介したスキルはどれも一般的な事務職の業務を遂行する上で必須なので、過去に経験してきた仕事の実務経験なども交えたアピール方法を心がけましょう。
- 正確性: ミスのない丁寧な仕事ぶり
- 効率性: 仕事を無駄なくスムーズに進める力
- サポート力: 周囲を支え、仕事の完遂に向けてチームに貢献する姿勢
- 調整力: 複数の仕事や関係者を円滑に繋ぐ力
- PCスキル: Word、Excel、PowerPointなどの基本的なソフトウェアを使いこなす能力
- コミュニケーション能力: 社内外の関係者と円滑に意思疎通し仕事を進められる力
2.2. 未経験の場合：これまでの経験と事務職との接点を明確に
事務職未経験の場合、これまでの社会人経験をどのように事務職に活かせるのかを明確に示すことが重要です。未経験者は実務経験がありません。紹介したスキルの中から、これまでの経験や業務内容から事務職に活かせるスキルを選び、アピールしましょう。
- 適応力: 未経験の場合は、新しい職場・新しい職種に身を置くので、環境への適応力が重視されます。
- 人柄: 事務職は社内サポートにおける要です。そのため素養として、社員から頼りやすいと感じてもらえるような人柄が求められます。
- 学習意欲と成長意欲 未経験者は教育にコストがかかります。そのため新しい仕事を学ぶ意欲や、成長意欲も評価されます。事務職のスキルを学ぶために、どのような努力をし、将来はどのようなキャリアを築きたいのか明確に伝え、早期に志望企業で活躍する意欲を伝えましょう。
- 正確性と丁寧さ 事務職は、書類作成やデータ入力など、正確さが求められる業務が多くあります。ミスなく丁寧に作業できる能力が重視されます。
- コミュニケーション能力 事務職は、仕事上で社内外の様々な人と関わります。相手の立場や状況を理解し、適切な言葉遣いと態度で接することができることをアピールしましょう。
- PCスキル 現代の事務職において、Word、Excel、PowerPointなどの基本的なPCスキルは必須です。資格を持っていれば、PCスキルの指標として積極的にアピールしましょう。
2.3. 経験者の場合：即戦力としてスキルと実績をアピール
事務職経験者の場合、紹介したスキルを中心に、これまでの経験してきた業務で培ったスキルや実績を具体的にアピールすることが重要です。応募した企業は、あなたが即戦力として自社の業務にどのように貢献できるかを見ています。
- 業務遂行能力 経験してきた業務で、身についたスキルを具体的にアピールしましょう。どのような工夫をし、どのような成果を上げたのか、数値を用いて説明すると伝わりやすいです。
- 課題解決能力 事務職は仕事の特性上、様々な課題に直面します。どのように課題を発見し、どのような結果となったのか、具体的なエピソードを交えて説明しましょう。周りをどのようにして巻き込み解決へ導いたか、という点に言及すると、コミュニケーション能力の観点でも評価されやすいです。
- 専門知識 経理事務、営業事務、貿易事務など事務職の中でも特定の専門性を養う業務経験があった場合は、その専門知識を積極的にアピールしましょう。
- マネジメント経験 後輩の指導や育成、チームリーダーなどのマネジメント経験がある場合は、大きな強みとなります。どのような立場で、どのような役割を担ってきたのかを具体的に説明しましょう。
2.4. 新卒の場合：ポテンシャルと熱意をアピール
新卒の場合は社会人経験自体がないため、学生時代の経験やアルバイト経験で培ったスキルをアピールしましょう。紹介したスキルはいずれもポテンシャルを測るものなので、ポジティブな意欲をアピールすることを意識しましょう。将来のビジョンを記載する際は、その前に企業の情報を集め、実現可能な内容にするようにしましょう。
- 将来性 学生時代のエピソードを通じて、事務職として活躍できるポテンシャルを採用担当者へアピールします。一般的に事務職で求められる「正確性」「コミュニケーション能力」などと関連づけましょう。
- 事務職への熱意 企業は新卒社員の熱意から、仕事に対する意欲や成長意欲を判断します。将来のキャリアプランは企業研究で得た情報に基づいて考案します。将来のキャリアプランは志望動機に記載してもかまいません。
ブランクがある場合：ブランク期間の経験と学びを前向きに伝える
ブランクがあること自体はマイナス要素になりませんが、その期間の過ごし方や学んできたことを、事務職にどのように活かせるのかが評価ポイントとなります。紹介したスキルはいずれも、今後の長期就労が可能か測るための指標です。ネガティブな表現は避け、ポジティブな伝え方を心がけましょう。
- ブランク期間中の成長: ブランク期間で肝心なのはその内容、つまり過ごし方です。あなたがブランク期間中の経験を経て成長したことや学んできたことを詳細に伝えましょう。
- 社会復帰への意欲: ブランクに対し企業が抱いている懸念は、継続して仕事を続けられるかどうかです。継続して働く意欲をはっきりと伝え、懸念の払拭に努めましょう。
2.5. アピールポイントをおさえた自己PRは選考突破の大きな武器となる
事務職は、企業活動を円滑に行ううえで欠かせない業務を担うポジションです。そのため、企業は事務職に求める人物像を明確に持っています。企業が重視するポイントをおさえ、あなたがその人物像に合致していることを効果的にアピールできれば、採用の可能性は大きく高まるでしょう。
学生必見！事務職の履歴書作成ガイド – 自己PRで差をつける例文付き
【新卒向け】事務職の自己PRの書き方をくわしく解説。
3. 事務職の履歴書で使える自己PRの例文集
アピールすべきスキルを理解した次は、アピールする方法を知りましょう。 この記事では、実際に事務職の履歴書で自己PRとして使える例文集を紹介します。例文を使う際は記事に記載した文をそのままコピペしてそのまま使うのではなく、あなたのエピソードや強み、応募した企業が求めている人物像に合わせてアレンジを加え、使うようにしましょう。
3.1. 事務職の履歴書で評価される自己PRの基本構成
まずは事務職で評価されやすい自己PRの構成を知っておきましょう。この構成を意識することで、強みが明確に伝わる方法で構成し、説得力のある自己PRを作成できます。
- 強み: 一般的に事務職に求められるスキルと、自分の強みで重なる点を端的に述べる
- エピソード: 仕事や学生時代に経験してきたことなど強みを裏付ける具体的な経験を説明する
- 仕事への活かし方: 企業研究で得た情報をもとに、その強みを事務職の仕事でどのように活かせるかを述べる
3.2. 【未経験】営業職から事務職への転職を目指す例文
「5年間の営業経験を通じ、顧客との信頼関係を構築したり社内調整役を担い、コミュニケーション能力と調整力を培いました。相手の立場を理解し提案した経験や、関係部署と連携し要望を実現した経験を活かし、事務職の仕事でも、社内外との円滑な連携を図ることで、業務の効率化に貢献します。」
ポイント解説 異なる職種から事務職を目指すうえで、その職種の経験をどのように活かせるのかを具体的に示すことが重要です。ここでは、営業職の仕事を通じて培ってきた「コミュニケーション能力」と「調整力」を、事務職における社内外との連携や業務調整と関連付け、事務職でも活かせることを具体的なエピソードを交えて説明しています。
3.3. 【経験者】業務効率化の実績を強みにした例文
「前職では事務職として、請求書処理の確認漏れを削減するために、部署横断の共有チェックリストを導入しました。結果、月に10件以上あった手戻りをほぼ無くし、全体の業務時間を30%削減させることができました。現状の課題を分析し、周囲を巻き込み改善する課題解決力が私の強みです。この強みを活かし、貴社の生産性向上に貢献します。」
ポイント解説 実務経験の説明をするにあたり、「課題発見→具体的な行動→定量的な成果」という流れで情報を整理することで、説得力のある自己PRになります。事務職経験者の採用で重視される「課題解決能力」について、経験したことのある仕事内容を具体的にあげ、数値を用いて業務効率化の実績を伝えることで、強みの裏付けを行っています。
3.4. 【新卒】サークル活動の経験を活かした例文
「大学で約50名のテニスサークルの会計係を担当し、部費徴収から年間予算の管理までを行いました。Excelを活用して収支の詳細な記録と定期報告を徹底し、透明性の高い会計管理を心がけ、円滑な運営を支えました。この経験で培った数字への正確性と計画性を活かし、貴社の効率的な事務処理に貢献します。」
ポイント解説
新卒は実務経験がないため、学生時代の経験から事務職に活かせるスキルをアピールすることが重要です。この例文では会計係の経験を通じて、「正確性」「計画性」といった事務職に求められる能力の定着を示しています。また、エクセルを用いた具体的な業務内容を記載することで、実務能力のレベルをイメージさせることができます。
3.5. 【新卒】アルバイトの経験を活かした例文
「大学時代、カフェのアルバイトで接客に加え、在庫管理や発注業務も担当しました。その経験を通じて、優先順位を考えて効率的に業務を進める力と、お客様のニーズを的確に把握するコミュニケーション能力を習得しました。この経験で培った強みを活かし、事務職として円滑な業務遂行と社内外の良好な関係構築に貢献します。」
ポイント解説 社会人経験のない新卒の場合、アルバイト経験は、社会人としての基本的なスキルをアピールするのに有効です。この例文では、カフェでのアルバイト経験から、「効率性」と「コミュニケーション能力」という、事務職においても重要なスキルを関連付けることでアピールしています。具体的な業務内容を記載することで、実務能力をイメージさせることができます。
3.6. 【ブランク】ブランク期間中のスキルアップをアピールする例文
「約3年間、営業事務として受発注や請求書作成、顧客対応などの仕事を経験しました。復職を目指すブランク期間には、MOS Excelの資格取得に加え、オンライン講座でビジネス文書作成スキルも学び直しました。過去の実務経験と、ブランク中に意欲的に習得したスキルを掛け合わせ、即戦力として貴社に貢献します。」
ポイント解説 ブランク期間中にスキルアップのための努力をした内容を具体的に示すことで、意欲の高さをアピールできます。この例文では、MOS Excelの資格取得やオンライン講座の受講を通じて、「PCスキル」や「ビジネススキル」を向上させたことを示しています。
4. 事務職の履歴書で自己PR作成する際の注意点
事務職への就職・転職活動において、自己PRは選考を大きく左右する重要な要素です。しかし、どのように自分の強みをアピールすれば、他の応募者との差別化ができるのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、初めて就職活動をする方や未経験から事務職を目指す方、ブランクを経て復職を目指す方にとっては、大きな課題と言えるでしょう。
この記事では、事務職の自己PR作成で注意すべきポイントを解説します。効果的な自己PRを作成するためのヒントとして、ぜひ参考にしてください。
4.1. 企業が求める人物像を深く理解する
自己PRを作成する前に、まず応募した企業が事務職にどのような人材を求めているのかを深く理解することが重要です。事務職は、正確かつ迅速な業務遂行能力、高いPCスキル、円滑なコミュニケーション能力などが求められる仕事です。また、企業によって業務内容や担当する仕事の範囲も異なるため、求人情報や企業ウェブサイトなどを確認し、具体的な業務内容や求められるスキルなど、募集ポジションにまつわる情報を詳細に把握しましょう。企業研究を徹底し、志望企業の企業理念や社風なども理解しておくことで、より的確な自己PRを作成できます。
4.2. 自分の強みを客観的かつ多角的に分析する
志望企業が求める人物像を理解したら、次は自分の強みを客観的かつ多角的に分析しましょう。学生時代の経験、前職での経験、ブランク期間中の経験など、これまでの経験を丁寧に振り返り、応募する事務職の仕事に活かせる強みを見つけ出します。強みは、これまでに経験した仕事のエピソードなど、具体的な例を交えて説明することで、説得力が増し、採用担当者の印象に残りやすくなります。
例えば、新卒の方は、サークル活動で会計係を務めた経験から、正確な作業が得意であることを具体的なエピソードとともにアピールできます。営業職から転職する方は、顧客との調整経験から、高いコミュニケーション能力を、具体的な成功事例を交えてアピールできるでしょう。ブランクから復帰を目指す方は、PTA活動で培ったスケジュール管理能力や、地域活動で発揮した調整力などを、具体的なエピソードを添えてアピールすることも有効です。
4.3. 強みを具体的なエピソードで示し、説得力を持たせる
自己PRでは、単に「私は正確な作業が得意です」と述べるだけでは不十分です。なぜなら、それは他の応募者も同じように主張できるからです。あなたの強みを企業に印象付けるためには、それを裏付ける具体的なエピソードを示すことが重要です。
例えば、「大学時代のサークル活動で会計係を務め、年間100万円以上の予算を管理しました。毎月の収支報告書を正確に作成し、予算の進捗状況をメンバーに分かりやすく説明することで、円滑なサークル運営に貢献しました」といったように、具体的な数字や役割、仕事の成果を交えて説明することで、あなたの強みに説得力が生まれます。可能な限り数字を用いて具体性を持たせることが重要です。
4.4. 企業が求めるスキルと強みを効果的に結びつける
自己PRでは、自分の強みを企業が求めるスキルと結びつけて説明することが重要です。例えば、志望企業が「高いPCスキル」を求めている場合、単に「私はPC操作が得意です」と述べるのではなく、「Excelのマクロ機能を活用して、データ集計業務を効率化した経験があります。具体的には、従来手作業で3時間かかっていた作業を、マクロの導入により30分に短縮し、業務効率を大幅に改善しました」といったように、具体的なスキルと経験、成果を結びつけて説明しましょう。そうすることで他の応募者との差別化にもつながります。
4.5. 簡潔で分かりやすい文章を心がけ、専門用語は避ける
自己PRは、採用担当者が短時間で理解できる、簡潔で分かりやすい文章で作成することが重要です。特に、新卒の方やブランクから復職を目指す方は、専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で説明することを心がけましょう。また、長すぎる文章は避け、要点を絞って簡潔にまとめることが大切です。1文は短く、伝えたいことを明確に表現しましょう。
4.6. 自分の言葉で表現し、オリジナリティを出す
自己PRは、自分の言葉で表現することが重要です。インターネット上の例文をそのまま使うのではなく、自分の経験や強みに基づいて、オリジナルの自己PRを作成しましょう。自分の言葉で表現することで、あなたの個性や熱意が伝わり、採用担当者に好印象を与えることができます。あなたらしさが伝わる、オリジナリティあふれる自己PRを目指しましょう。
4.7. 嘘は厳禁！正直かつ誠実に
自己PRで最も重要なことは、嘘をつかないことです。選考を通過したい一心で、経験やスキルを誇張してはいけません。嘘は必ずバレますし、入社後に苦労することになります。正直に、誠実に、自分の強みをアピールしましょう。誠実さは、事務職にとって非常に重要な資質です。正直かつ誠実な姿勢は、必ず採用担当者に伝わります。
4.8. 事務職の自己PRの作り方
まずは企業が求める人物像を深く理解し、自分の強みを客観的かつ多角的に分析することから始めましょう。そして、強みを具体的なエピソードで示し、企業が求めるスキルと効果的に結びつけることが重要です。簡潔で分かりやすい文章を心がけ、自分の言葉で表現し、嘘をつかないことが、効果的な自己PR作成のポイントです。
5. まとめ
事務職の就職・転職・復職における自己PRは、自身の魅力や強み、経験、適性を企業に伝える上で極めて重要です。志望企業は自己PRを通じてこれらを総合的に判断します。この記事では、新卒、キャリアチェンジ、ブランクからの復職など、個々の状況に応じた戦略を紹介してきました。
重要なのは、学生時代や前職、ブランク期間も含めた過去の経験・実績を、事務職でどう活かせるかを示すことです。一見、事務職とは関係が薄そうな経験であっても、この記事で紹介した例文のように、視点を変えれば事務職で評価される強みとなります。 自身の経験と強みを最大限に活かし、熱意と誠実さが伝わる自己PRで、志望する事務職への道を切り開いてください。この記事を参考に、まずは最高のできの自己PRを完成させましょう。
