【就活・転職別】履歴書を簡単に作成！WordとExcelの使い方徹底解説【2025年完全版】

求人に応募する際、必要となる履歴書ですが、どうやって作り始めたらいいか迷っていませんか？
初めての就職活動に悩む就活生から、転職に向けて履歴書をブラッシュアップしたい社会人まで、WordやExcelを使った履歴書の作成は、誰でも手軽に始められる効率的な方法です。なぜなら、就職活動でも転職活動でも書類選考は必ず行われるものだからです。つまり履歴書を完璧に作成することは、就活・転職における第一歩と言えるでしょう。
しかしWordやExcelを活用した履歴書をどうやって作ったらいいか悩んでいる方は多くいます。

この記事では、以下のポイントについて解説します。

1. WordとExcel、どちらで履歴書を作るべき？メリット・デメリットを徹底比較

WordとExcelは、どちらも履歴書の作成に使えるツールですが、それぞれの特徴があります。
ここでは、それぞれのメリットとデメリットを理解し、自分に合った方法を選び、履歴書を作成しましょう。

1.1. Wordで履歴書を作成するメリット・デメリット

Wordは文章を作成する際に最適なツールです。そんなWordならではのメリット・デメリットを紹介しています。

1.2. Excelで履歴書を作成するメリット・デメリット

Excelは表を作成したりデータを管理するうえで利用する最適なツールです。ここではExcelならではのメリット・デメリットを紹介しています。

2. 【就活・転職別】こんなに便利！無料テンプレートで履歴書作成を時短！

履歴書を作成する手間を大幅に削減できるのが、無料の履歴書テンプレートです。web上で様々な種類のテンプレートが公開されているため、自分に合ったものを選び、使いましょう。ここでは対象者別におすすめの履歴書テンプレートの特徴を紹介しています。

2.1. 就活生向けおすすめテンプレート

• シンプルで書きやすい基本テンプレート: 初めて履歴書を作成する方におすすめです。必要最低限の情報が記載できるシンプルなフォーマットで、迷うことなく記入できます。
• 写真付きテンプレート: 一般的に履歴書は写真付きのものが良いとされているので、写真付きのものを使用しましょう。清潔感のある証明写真を用意し、指定のサイズに調整して貼り付けます。
• 自己PR欄・志望動機欄が充実したテンプレート: 一般的に就活生には基本的に職務経歴がないので、自分の強みや個性を効果的にアピールできる自己PR欄や、企業への熱意を伝える志望動機欄が充実したテンプレートを使用しましょう。履歴書に具体的なエピソードや実績を記入し、企業の求める人物像に合致することをアピールします。
• ガクチカに特化したテンプレート: 就活生が職務経歴に代わってアピールできるのがアルバイト経験です。それが少ない就活生は、ガクチカを効果的にアピールすることが重要となっています。ガクチカに特化したテンプレートを使用し、履歴書を通じて大学生活で得た知識やスキル、経験の内容を具体的に記入しましょう。

2.2. 転職者向けおすすめテンプレート

• 職務経歴書とセットのテンプレート: 転職活動には履歴書と職務経歴書の両方が必要です。セットで作成できるテンプレートを使用すれば、デザインやフォーマットをそろえ、履歴書と職務経歴書で統一感を持たせることができます。
• スキルや資格欄が豊富なテンプレート: 転職では即戦力となることが重視されます。履歴書で専門スキルや資格をアピールしたい方は、スキル・資格欄が充実したテンプレートを使いましょう。取得時期や資格名、転職前に習得した具体的なスキルレベルなどの内容を記入することで、職務経歴と併せて自分の強みを明確に伝えられます。
• キャリアパスを分かりやすく示せるテンプレート: 転職における書類選考では職務経歴が大きな判断材料となります。これまでの職務経歴内容を時系列で整理して記入しやすいため、転職回数が多い方におすすめです。自身の経験を通じて転職で叶えたいキャリアパスを分かりやすく示すことで、キャリアの目標や将来のビジョンを明確に伝え、転職先企業への貢献意欲をアピールできます。
• 管理職候補向けテンプレート: 管理職候補の転職において、マネジメント経験やリーダーシップ経験は有利に働きやすいです。そうした経験を職務経歴を記入できるテンプレートを使いましょう。具体的な実績や成果、マネジメント人数などを数値で示すことで、転職後に即戦力として活躍できることに対する説得力が増します。

管理職・ハイクラスの方必見！履歴書で実績を最大限にアピールする方法

テンプレートの選び方についてくわしく解説。

3. テンプレートの使い方：ダウンロードから入力、保存までを解説

ここでは、テンプレートのダウンロード方法からWord・Excelでの設定方法、入力、保存までを具体的に説明します。初めての方でも安心して進められるよう、ステップごとに丁寧に解説していますので、基礎からしっかり理解していきましょう。

3.1. テンプレートのダウンロード方法

1. 信頼できるwebサイト（厚生労働省や転職支援を行っている企業のサイトなど）を利用し、希望のテンプレートを選択します。ファイル形式（Word形式(.docx)またはExcel形式(.xlsx)）を確認してから使用ましょう。webサイトによっては用紙のサイズごとにテンプレートを用意しているところもあります。
2. ダウンロードボタンをクリックし、ファイルをパソコンに保存します。保存場所は初期設定ではダウンロードとなっていますが、デスクトップなど、分かりやすい場所を選びましょう。
3. 保存したファイルを開きます。ファイル形式に対応したソフト（WordまたはExcel）が自動的に起動します。

3.2. Wordでの入力と設定方法

1. ダウンロードしたテンプレートを開きます。ファイルが開いたら、まずは名前を付けて保存しましょう。元のテンプレートファイルを上書きしないように注意してください。履歴書を複数作成する場合は、応募する企業名などファイルごとに見分けがつけられるような名前を使いましょう。
2. 各項目に必要な情報を入力していきます。氏名、住所、連絡先、学歴、職務経歴など、正確な情報を漏れなく入力しましょう。
3. 必要に応じて、フォントや文字サイズ、レイアウトを調整します。テンプレートのデザインを崩さない範囲で、読みやすさや見やすさを意識して調整しましょう。
4. 写真を挿入する場合は、指定の場所に写真を貼り付けます。写真はスキャナで取り込むか、写真屋さんなどからデータでダウンロードしたものを使いましょう。なお写真のデータが大きくなりすぎないよう注意しましょう。
5. 完成した履歴書は、docx形式で保存します。さらに、PDF形式に変換して保存しておくと、レイアウトが崩れる心配がありません。

3.3. Excelでの入力と設定方法

1. webからダウンロードしたテンプレートを開きます。Wordと同様に、まずは名前を付けて保存しましょう。
2. 各セルに必要な情報を入力します。日付や年齢などは、計算式を設定することで自動入力できます。
3. 必要に応じて、セルの幅や高さ、罫線を調整します。履歴書の見やすさを意識して調整しましょう。
4. 完成した履歴書は、xlsx形式で保存します。PDF形式に変換して保存することも可能です。

4. ダウンロードしたテンプレートを自分に合わせてカスタマイズしよう

ダウンロードした履歴書テンプレートをそのまま使うだけでなく、自分に合った内容にカスタマイズすることで、より効果的な履歴書を作成できます。就職活動でも、転職活動でも志望企業の求める人物像を分析することは重要です。企業分析を活用し、自己PRや志望動機を効果的に伝えられるよう工夫しましょう。

4.1. 志望企業に合わせたカスタマイズ

• 企業の理念や求める人物像に合わせた自己PRを作成する: 企業のwebサイトや採用情報ページをよく読んで、企業の理念や求める人物像を理解しましょう。自己PRでは、自分の強みや経験が企業のニーズに合致することを具体的な経験などをまじえて説明すると説得力が増します。また志望動機につながる内容がるとより説得力が増します。
• 志望動機は企業ごとに変更し、熱意を伝える: その企業で働きたい動機と、企業のどのような点に魅力を感じているのかを具体的に説明しましょう。採用情報ページを見るなど、企業研究を通して得た情報や、自身の経験を踏まえて、熱意を込めて記入しましょう。
• 企業の事業内容に関連する経験やスキルを強調する: 企業の事業内容に関連する経験やスキルは、積極的にアピールしましょう。具体的なエピソードや実績を交えて説明することで、説得力が増します。
• 職務経歴は簡潔に: 転職の場合、具体的な職務内容は職務経歴書に記載します。就活の場合はアルバイト経験などを記載できますが、そこまで重視されないので簡潔にしておきましょう。

4.2. 自分の強みをアピールするカスタマイズ

• 強みを裏付ける具体的なエピソードを盛り込む: 単に「コミュニケーション能力が高い」と書くだけでなく、具体的なエピソードを交えて説明することで、信憑性を高められます。新卒や未経験で応募する際は、志望動機と併せて強みを活用して企業に貢献する姿勢を示すと、あなたが将来活躍する姿を想像してもらいやすくなります。
• 数字やデータを活用して成果を分かりやすく示す: 売上や利益、顧客数など、具体的な数字やデータを記入することで、成果を客観的に示すことができます。数値を強調するため、箇条書きなどの形式でテキストから離して記載することで見えやすいレイアウトにしつつしっかりとアピールできます。
• キャリアパスを明確に示し、将来のビジョンを伝える: これまでの経験をどのように活かしたいのか、将来どのようなキャリアを描いているのかを明確に伝えることで、企業への貢献意欲をアピールできます。志望動機と併せて説明すると、企業に対する熱意の高さをアピールできます。

5. 完成した履歴書の保存と印刷、提出方法

ここまで苦労して作成した履歴書も、誤った方法・サイズで応募先へ提出してしまうと、採用担当者からネガティブな印象を抱かれてしまう可能性があります。最後まで完璧な履歴書に仕上げるためにも、正しい方法を知っておきましょう。

5.1. 保存方法

• Word：docx形式で保存します。
• Excel：xlsx形式で保存します。
• PDF形式に変換して保存しておくと、レイアウトが崩れる心配がなく、応募先のパソコンでも同じように表示されます。PDF変換は、WordとExcelどちらも保存オプションから行えます。

5.2. 印刷方法

• 厚手の履歴書用紙を使用し、レーザープリンターで鮮明に印刷します。テンプレートのサイズと用紙サイズが合っているか注意しましょう。またインクジェットプリンタの場合、にじまないように注意しましょう。
• 写真は、スキャナで取り込むか、撮影した後に現像したものを貼り付けます。履歴書に貼る前に写真の裏に氏名を記入しておきましょう。
• 履歴書は全てのページを折り曲げずにクリアファイルに入れて応募先へ提出します。クリアファイルはA4サイズで、無色透明のものを使います。ページに抜け漏れがないか最終確認もしましょう。

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5.3. オンライン提出の場合

• 多くの企業では、PDF形式での提出が求められます。WordやExcelで作成した履歴書は、PDF形式に変換してから提出しましょう。
• ファイル名は「氏名_履歴書」のように、分かりやすい名前を使いましょう。
• メールに履歴書を添付して提出する場合、応募先へビジネスマナーをアピールするためにも本文に簡単な挨拶と自己紹介を添えましょう。またファイルサイズが大きすぎないか注意しましょう。

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6. まとめ：作成した履歴書で自信を持って選考に臨もう！

就職活動でも転職活動でも、求人に応募した際、最初の関門となるのが履歴書です。しかしWordとExcelを使えば、誰でも簡単に履歴書を作成できます。無料の履歴書テンプレートを活用し、自分に合ったカスタマイズを施すことで、より強みをアピールできる履歴書を作成し、選考通過率を高めましょう。特に転職活動の際は、転職回数によっては職務経歴の情報が多くなりやすく、情報を見やすくする工夫は必須です。 この記事が、あなたの就職・転職活動の成功に少しでも役立てば幸いです。
さあ、まずは書類選考を通過し、就活・転職を成功させましょう。