履歴書をどうやって作り始めたらいいか迷っていませんか？初めての就職活動で右も左も分からない就活生の方、転職に向けて履歴書をブラッシュアップしたい社会人の方。WordやExcelを使った履歴書作成は、誰でも手軽に始められる効率的な方法です。この記事では、WordとExcelそれぞれのメリット・デメリット、無料テンプレートの活用方法、そして企業が求めるポイントを押さえた書き方まで、丁寧に解説していきます。作成した履歴書で自信をもって選考に臨めるよう、徹底的にサポートします！
目次
1. WordとExcel、どちらで履歴書を作るべき？それぞれのメリット・デメリットを徹底比較
WordとExcel、どちらも履歴書作成に使えるツールですが、それぞれの特徴があります。どちらのソフトも無料で利用できるテンプレートが豊富に提供されているため、自分に合った方法を選びましょう。
1.1. Wordで履歴書を作成するメリット・デメリット
- メリット
- 自由度の高い編集が可能: 文章作成に最適なツールであるため、フォントの種類やサイズ、文字の色、行間など、細かな書式設定を自由に調整できます。レイアウトも柔軟に変更できるため、視覚的にアピールしやすい履歴書を作成できます。
- 表作成機能が充実: 学歴や職歴など、表形式で整理すると情報を分かりやすくまとめられます。また、罫線の種類や太さもカスタマイズ可能です。
- 豊富なテンプレート:ダウンロードが面倒でも、Wordが最初から保有するテンプレートデータの中から豊富な履歴書のデザインが選べます。ビジネス向け、フォーマル、カジュアルなど用途に応じたデザインが充実している他、職種別のテンプレートも用意されています。様々なデザインのテンプレートがそろっています。デザイン性が高いテンプレートを使えば、個性を表現することも可能です。
- PDF変換が容易: 履歴書はPDFデータに変換してから提出する流れが一般的です。WordはPDFへの変換を簡単に行えるほか、PDF形式に変換することで、レイアウト崩れを防ぎ、どのパソコンでも同じように表示されるようにできます。
- デメリット
- レイアウト調整に手間がかかる場合も: 自由度が高い反面、思い通りのレイアウトを実現するためには複雑な操作を要するため、レイアウトを整えるには時間と手間がかかる場合があります。
- 複数データの管理が煩雑になりがち: 一枚の履歴書に対し一つずつファイルを作成・保存するため、応募先ごとに履歴書の内容を調整する場合、データ管理が煩雑になる可能性があります。
1.2. Excelで履歴書を作成するメリット・デメリット
- メリット
- データ管理が容易: 複数の履歴書を一つのファイルで管理できます。そのためシートごとに履歴書を分けて保存したり、応募先ごとの情報を一覧で管理できます。
- 項目の追加・削除が簡単: セル単位で編集ができるため、整ったレイアウトを保持しやすいだけでなく、修正もスムーズ行えます。必要に応じて項目を追加したり、不要な項目を削除するのも簡単です。
- 計算機能の活用: 年齢や経験年数などを自動計算できます。数式を一度設定しておけば、入力ミスを減らし、正確な情報を記載できます。
- シンプルなフォーマット: シンプルで見やすいフォーマットのため、情報が整理されやすく、読みやすい履歴書を作成できます。
- デメリット
- デザイン性の低いフォーマットになりがち: Excelは基本的に表計算ソフトであるため、Wordに比べてデザイン性の高い履歴書を作成するのは難しい場合があります。
- 関数を使う必要がある場合も: 計算機能を活用するには、Excelの関数に関する知識が必要です。関数の使い方が分からない場合は、学習に時間が必要になります。
2. こんなに便利！無料テンプレートで履歴書作成を時短！
履歴書作成の手間を大幅に削減できるのが、無料テンプレートです。インターネット上で様々な種類のテンプレートが公開されているため、自分に合ったテンプレートを選び、効率的に履歴書を作成しましょう。
2.1. 就活生向けおすすめテンプレート
- シンプルで書きやすい基本テンプレート: 初めて履歴書を作成する方におすすめです。必要最低限の情報が記載できるシンプルなフォーマットで、迷うことなく記入できます。
- 写真付きテンプレート: 相手に好印象を与えたい場合、写真付きの履歴書を作成しましょう。清潔感のある証明写真を用意し、指定のサイズに調整して貼り付けます。
- 自己PR欄が充実したテンプレート: 自分の強みや個性を効果的にアピールしたい方は、自己PR欄が充実したテンプレートを選びましょう。具体的なエピソードや実績を盛り込み、企業の求める人物像に合致することをアピールします。
- ガクチカに特化したテンプレート: アルバイト経験が少ない就活生は、ガクチカ（学生時代に力を入れたこと）を効果的にアピールすることが重要です。ガクチカに特化したテンプレートを活用し、大学生活で得た知識やスキル、経験を具体的に伝えましょう。
2.2. 転職者向けおすすめテンプレート
- 職務経歴書とセットのテンプレート: 転職活動には履歴書と職務経歴書の両方が必要です。セットで作成できるテンプレートを活用すれば、デザインやフォーマットをそろえ、書類全体で統一感を持たせることができます。
- スキルや資格欄が豊富なテンプレート: 専門スキルや資格をアピールしたい方は、スキル・資格欄が充実したテンプレートを選びましょう。取得時期や資格名、具体的なスキルレベルなどを記載することで、自分の強みを明確に伝えられます。
- キャリアパスを分かりやすく示せるテンプレート: これまでの経験を時系列で整理しやすいため、経験社数が多い方におすすめです。自身の経験を通じてキャリアパスを分かりやすく示すことで、キャリアの目標や将来のビジョンを明確に伝え、企業への貢献意欲をアピールできます。
- 管理職候補向けテンプレート: マネジメント経験やリーダーシップを発揮した経験が盛り込めるテンプレートを活用しましょう。具体的な実績や成果、マネジメント人数などを数値で示すことで、説得力が増します。
3. テンプレートの使い方：ダウンロードから入力、保存までをステップバイステップで解説
ここでは、テンプレートのダウンロード方法からWord・Excelでの設定方法、入力、保存までを具体的に説明します。初めての方でも安心して進められるよう、画像付きで解説します。
3.1. テンプレートのダウンロード方法
- 信頼できるウェブサイト（厚生労働省や転職支援を行っている企業のサイトなど）で、希望のテンプレートを選択します。ファイル形式（Word形式(.docx)またはExcel形式(.xlsx)）を確認しましょう。
- ダウンロードボタンをクリックし、ファイルをパソコンに保存します。保存場所はデスクトップなど、分かりやすい場所を選びましょう。
- 保存したファイルを開きます。ファイル形式に対応したソフト（WordまたはExcel）が自動的に起動します。
3.2. Wordでの入力と設定方法
- ダウンロードしたテンプレートを開きます。ファイルが開いたら、まずは名前を付けて保存しましょう。元のテンプレートファイルを上書きしないように注意してください。履歴書を複数作成する場合は、応募する企業名などファイルごとに見分けがつけられるような名前すると良いでしょう。
- 各項目に必要な情報を入力していきます。氏名、住所、連絡先、学歴、職歴など、正確な情報を漏れなく入力しましょう。
- 必要に応じて、フォントや文字サイズ、レイアウトを調整します。テンプレートのデザインを崩さない範囲で、読みやすさや見やすさを意識して調整しましょう。
- 写真を挿入する場合は、指定の場所に写真を貼り付けます。写真はスキャナで取り込むか、写真屋さんなどからデータでダウンロードしたものを使いましょう。
- 完成した履歴書は、docx形式で保存します。さらに、PDF形式に変換して保存しておくと、レイアウトが崩れる心配がありません。
3.3. Excelでの入力と設定方法
- ダウンロードしたテンプレートを開きます。Wordと同様に、まずは名前を付けて保存しましょう。
- 各セルに必要な情報を入力します。日付や年齢などは、計算式を設定することで自動入力できます。
- 必要に応じて、セルの幅や高さ、罫線を調整します。見やすさを意識して調整しましょう。
- 完成した履歴書は、xlsx形式で保存します。PDF形式に変換して保存することも可能です。
4. ダウンロードしたテンプレートを自分に合わせてカスタマイズしよう
ダウンロードしたテンプレートをそのまま使うだけでなく、自分に合った内容にカスタマイズすることで、より効果的な履歴書を作成できます。志望企業の求める人物像を分析し、自己PRや志望動機を効果的に伝えられるよう工夫しましょう。
4.1. 志望企業に合わせたカスタマイズ
- 企業の理念や求める人物像に合わせた自己PRを作成する: 企業のウェブサイトや採用情報ページをよく読んで、企業の理念や求める人物像を理解しましょう。自己PRでは、自分の強みや経験が企業のニーズに合致することを具体的な経験などをまじえて説明すると説得力が増します。
- 志望動機は企業ごとに変更し、熱意を伝える: なぜその企業で働きたいのか、企業のどのような点に魅力を感じているのかを具体的に説明しましょう。企業研究を通して得た情報や、自身の経験を踏まえて、熱意を込めて書きましょう。
- 企業の事業内容に関連する経験やスキルを強調する: 企業の事業内容に関連する経験やスキルは、積極的にアピールしましょう。具体的なエピソードや実績を交えて説明することで、説得力が増します。
4.2. 自分の強みをアピールするカスタマイズ
- 強みを裏付ける具体的なエピソードを盛り込む: 単に「コミュニケーション能力が高い」と書くだけでなく、具体的なエピソードを交えて説明することで、信뢰性を高められます。
- 数字やデータを活用して成果を分かりやすく示す: 売上や利益、顧客数など、具体的な数字やデータを活用することで、成果を客観的に示すことができます。数値を強調するため、箇条書きなどの形式でテキストから離して記載することで見えやすいレイアウトにしつつしっかりとアピールできます。
- キャリアパスを明確に示し、将来のビジョンを伝える: これまでの経験をどのように活かしたいのか、将来どのようなキャリアを描いているのかを明確に伝えることで、企業への貢献意欲をアピールできます。
5. 完成した履歴書の保存と印刷、提出方法
5.1. 保存方法
- Word：docx形式で保存します。
- Excel：xlsx形式で保存します。
- PDF形式に変換して保存しておくと、レイアウトが崩れる心配がなく、どのパソコンでも同じように表示されます。PDF変換は、WordとExcelどちらも保存オプションから行えます。
5.2. 印刷方法
- 厚手の履歴書用紙を使用し、レーザープリンターで鮮明に印刷します。インクジェットプリンタの場合、にじまないように注意しましょう。
- 写真は、スキャナで取り込むか、撮影した後に現像したものを貼り付けます。写真の裏に氏名を記入しておきましょう。
- 折り曲げずにクリアファイルに入れて提出します。クリアファイルはA4サイズで、無色透明のものが適切です。
5.3. オンライン提出の場合
- 多くの企業では、PDF形式での提出が求められます。WordやExcelで作成した履歴書は、PDF形式に変換してから提出しましょう。
- ファイル名は「氏名_履歴書」のように、分かりやすい名前に変更しましょう。
- メールに添付して提出する場合、ビジネスマナーをアピールするためにも本文に簡単な挨拶と自己紹介を添えましょう。
6. まとめ：作成した履歴書で自信を持って選考に臨もう！
WordとExcelを使えば、誰でも簡単に履歴書を作成できます。無料テンプレートを活用し、自分に合ったカスタマイズを施すことで、より強みをアピールできる履歴書を作成し、選考通過率を高めましょう。この記事が、あなたの就職・転職活動の成功に少しでも役立てば幸いです。
