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就職・転職活動の第一関門、履歴書。初めて作成する方も、書き方に不安のある方も、この記事を読めば、自信をもって提出できる履歴書が完成します。基本的な書き方から、職種・状況別の例文、よくある間違い、そして自己PRや志望動機の書き方のコツまで、丁寧に解説します。
1. 履歴書作成の準備と基本ステップ
まずは、履歴書作成に必要な準備と基本的な流れを確認しましょう。スムーズな作成で、時間を有効活用できます。
1-1. 履歴書用紙の種類と入手方法
履歴書用紙は、市販のものと企業指定のものがあります。
- 市販の履歴書: 書店やコンビニエンスストアで購入できます。JIS規格準拠のものが一般的です。
- 企業指定の履歴書: 企業のウェブサイトからダウンロードする場合が多いです。必ず指定の様式に従いましょう。
初めての方は、市販のJIS規格準拠の履歴書から始めるのがおすすめです。
1-2. 記入に必要な道具
履歴書は正式な書類なので、適切な道具で丁寧に記入しましょう。
- 黒のボールペン: 濃く、はっきりとした字で書けるものが理想です。インクの残量も確認しておきましょう。
- 修正液・修正テープ: 使用は避けましょう。誤って記入した際は、原則はじめから書き直すようにするべきですが、やむをえず書き直す時間がない場合は、二重線を引き、重ねて訂正印を押します。なお訂正印を使用した場合は面接官の印象を悪くしてしまうリスクがあるため、極力避けるようにしましょう。
- 定規: 写真をまっすぐに貼る際に役立ちます。
- はさみまたはカッター: 写真のサイズ調整が必要な場合に備えて準備しておきましょう。
- 両面テープ: 履歴書に写真を貼る際には両面テープを使うことをおすすめします。写真貼付用のスティックのり、または液体のりも使うことは可能ですが、はみ出しに注意するようにしましょう。
1-3. 履歴書写真のポイント
写真は第一印象を大きく左右します。好印象を与える証明写真を用意しましょう。
- 撮影時期: 3ヶ月以内に撮影した写真を使用します。
- 服装: スーツ、またはそれに準じた清潔感のある服装を着用します。
- サイズ: 指定がない場合は、縦4cm×横3cmのものが一般的です。
- 表情: 自然な笑顔で、明るい印象を与えましょう。
- 背景: 無地で、明るい色の背景を選びましょう。中でもブルー・グレー白色の背景だと表情がはっきりと映りやすいのでおすすめです。
スピード写真ではなく、写真館で撮影してもらうと、より好印象な写真に仕上がります。
2. 履歴書の各項目の書き方と例文
履歴書の各項目には、それぞれ適切な書き方があります。具体的な記入例を参考に、正確に記入しましょう。
2-1. 氏名・住所・連絡先
氏名は戸籍上の正式な氏名を記入します。フリガナは楷書で丁寧に書きましょう。住所、電話番号、メールアドレスは、連絡が確実に取れるものを記載します。
2-2. 学歴
中学校卒業から記入します。入学・卒業年月日を正確に記載し、卒業見込みの場合はその旨を明記します。なお学歴に中退がある場合も原則記載します。その際に理由も明記すると、面接官からのマイナスな印象を払拭しやすいです。
例文（新卒）：
20XX年3月 〇〇高等学校 卒業 20XX年4月 〇〇大学文学部 入学 20XX年3月 〇〇大学文学部 卒業見込み
例文（転職）：
20XX年3月 〇〇高等学校 卒業 20XX年4月 〇〇大学工学部情報工学科 入学 20XX年3月 〇〇大学工学部情報工学科 卒業 20XX年4月 〇〇大学院工学部情報工学科 入学 20XX年7月 〇〇大学院工学部情報工学科 中退 20XX年4月 株式会社〇〇 入社
2-3. 職歴
アルバイト経験も含め、会社名、部署名、在籍期間、業務内容を簡潔にまとめます。退職理由は「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。
例文（アルバイト経験）：
20XX年X月～現在 株式会社〇〇 〇〇店 アルバイト（ホールスタッフ） 接客、レジ業務、店内清掃など
例文（正社員）：
20XX年X月～20XX年X月 株式会社〇〇 〇〇部 システムエンジニア システム開発、保守、運用など
2-4. 免許・資格
取得年月日と正式名称を記載します。取得見込みの資格も記載可能です。
例文：
20XX年X月 普通自動車第一種運転免許 取得 20XX年X月 TOEIC XXX点 取得 20XX年X月 〇〇資格 取得見込み
3. 効果的な自己PRと志望動機の書き方
自己PRと志望動機は、あなた自身をアピールする重要な項目です。採用担当者に印象を残す効果的な書き方をマスターしましょう。
3-1. 自己PR
自己PRでは、あなたの強みや経験、スキルを具体的に示し、企業にどのように貢献できるかをアピールします。
- 強みを明確にする: あなたの強みは何か、具体的なエピソードを交えて説明しましょう。
- 数字で成果を伝える: 可能な限り、数字を使って成果を具体的に示しましょう。
- 企業への貢献を意識する: あなたの強みが、企業でどのように活かせるかを具体的に説明しましょう。
例文（新卒・飲食店アルバイト経験）：
大学在学中に2年間、飲食店でアルバイトとして勤務しました。お客様に「また来たい」と思っていただける接客を心掛け、お客様のニーズを先読みした丁寧な対応を続けた結果、リピーター率が15%向上しました。この経験で培ったコミュニケーション能力とホスピタリティ精神を活かし、貴社でもお客様満足度向上に貢献したいと考えています。
例文（転職・システムエンジニア）：
5年間、システムエンジニアとして、大規模プロジェクトの開発に携わってきました。要件定義から設計、開発、テストまで一貫して担当し、3つのプロジェクトで納期通りに高品質なシステムを構築した実績があります。特に、直近のプロジェクトでは、リーダーとして5名のチームをまとめ、予算内で目標を達成しました。貴社でも、これまでの経験とリーダーシップを活かし、システム開発に貢献したいと考えております。
3-2. 志望動機の書き方
志望動機では、なぜその企業で働きたいのか、その企業で何をしたいのかを具体的に説明します。企業の理念や事業内容を理解し、あなたの経験やスキルとどのように結びつくかを明確に示すことが重要です。
- 企業研究に基づいた内容にする：企業の理念、事業内容、社風などを理解した上で、なぜその企業で働きたいのかを具体的に説明しましょう。
- 将来のビジョンを語る：入社後、どのような貢献をしたいのか、どのようなキャリアを描いているのかを具体的に説明しましょう。
- 熱意を伝える：企業への強い関心と入社意欲を、言葉で表現しましょう。
例文（新卒）：
貴社の「〇〇」という理念に共感し、社会貢献性の高い事業に携わりたいと考えています。大学で学んだ「△△」の知識を活かし、貴社で「✕✕」に挑戦することで、社会に貢献したいと考えています。
例文（転職）：
貴社の「〇〇」事業の将来性に魅力を感じ、これまでの経験を活かして貢献したいと考えています。前職で培った「△△」のスキルは、貴社の事業に合致すると確信しており、更なる成長を目指して挑戦したいと考えています。
4. よくある書き間違いとその対策
履歴書作成において、よくある間違いとその対策を理解しておくことで、ミスを未然に防ぎ、より完成度の高い履歴書を作成できます。
4-1. 誤字脱字
誤字脱字は、注意力の欠如を印象付けてしまいます。記入後には必ず見直しを行いましょう。
4-2. 日付の誤り
日付の誤りは、正確性の欠如を印象付けてしまいます。西暦・和暦を統一し、正しい日付を記載しましょう。また履歴書最上部にある書類作成日は提出方法に関係なく、履歴書が手元を離れる日付を書きます。
4-3. 敬称の誤り
企業名や担当者名には適切な敬称をつけましょう。「株式会社〇〇御中」のように記載します。
4-4. 空欄
空欄を作らず、全ての項目に記入しましょう。該当事項がない場合は「なし」と記入します。
4-5. 修正液・修正テープの使用
修正液や修正テープの使用は極力避けましょう。誤字がある場合は基本的に最初から書き直すようにし、やむをえず書き直す時間がない場合は、二重線を引き、その上から訂正印を押します。
5. 履歴書を提出する際の注意点
作成した履歴書は、正しく提出することで、あなたの印象をさらに高めることができます。
5-1. 郵送する場合
- 履歴書は折り曲げずに、A4サイズの封筒に入れて送付します。
- 封筒の表には「履歴書在中」と朱書きで記載します。
- 郵送方法は、簡易書留または特定記録郵便がおすすめです。
- 送付状を同封しておくと、ビジネスマナーが身についていることのアピールにつながります。郵送後、送付状の代わりにメールで送付したことを連絡しても効果的です。
- 封筒の左端に「応募書類在中」と書いておくと、書類が期日通りに担当者の手元に届きやすくなります。
5-2. メールで提出する場合
- 履歴書はPDF形式で保存し、添付ファイルで送付します。
- ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」のように、分かりやすい名前にします。複数職種を募集している場合は、職種名も記載するとより明確なファイル名になります。
- メール本文には、件名、氏名、提出書類名を明記します。
6. まとめ
この記事では、履歴書の書き方について、基本的なステップから具体的な記入例、よくある間違いとその対策、そして自己PRや志望動機の書き方のコツまで、幅広く解説しました。これらの情報を参考に、自信を持って履歴書を作成し、就職・転職活動の成功につなげましょう。
さあ、あなたもこの記事を参考に、理想のキャリアを実現するための第一歩を踏み出しましょう！
