目次
就職・転職活動で避けて通れないのが、履歴書の送信。しかも郵送となると、初めての方はもちろん、久しぶりに郵送する方も、封筒の選び方や書き方、送付状の書き方など、不安な点も多いのではないでしょうか？この記事では、履歴書を郵送する際の基本的なマナーから、よくある疑問、不安の解消方法まで丁寧に解説します。この記事を読めば、自信をもって応募書類を送り、選考へと一歩踏み出せるはずです。
1. 履歴書郵送の準備：必要な書類と適切な封筒選び
まずは、必要な応募書類をすべて揃えましょう。企業の募集要項をよく確認し、履歴書、職務経歴書、送付状など、指定された書類を漏れなく準備します。必要に応じて、ポートフォリオや成績証明書、推薦状なども用意しましょう。
次に、履歴書を送るための適切な封筒を選びます。角形A4号か角形2号が一般的ですが、A4サイズの書類を折り曲げずに送れる角形2号の封筒がおすすめです。封筒の色は白が最もフォーマルで無難な選択です。ベージュや薄いクリーム色も許容範囲ですが、派手な色や柄は避けましょう。材質は、中身が透けない程度の厚みのある紙製封筒を選びましょう。窓付き封筒は、宛名が透けて見えるため、個人情報保護の観点から避けることをおすすめします。
2. 宛名書き：丁寧な字で正確に、好印象を与えるためのポイント
宛名書きは、応募先企業への第一印象を左右する重要な要素です。黒か濃い青色のボールペンまたは万年筆を使用し、楷書で丁寧に書きましょう。誤字脱字は絶対に避け、住所、氏名、部署名、会社名などを正確に記入します。
封筒の表面中央よりやや下側に、会社名、部署名、役職名、氏名の順に書き、それぞれの間には1行分の空白を開けます。宛先が個人の場合は末尾に「様」を、企業や部署の場合は「御中」などの敬称を書くことを忘れないようにしましょう。また（株）のように略字を使うことは避けましょう。住所は都道府県名から始め、郵便番号、市区町村、番地、建物名の順に記入します。マンション名や部屋番号がある場合は、建物名の後に書き加えましょう。差出人の住所と氏名は、封筒の裏面左下に書きます。
宛名書きの際に修正液や修正テープの使用は厳禁です。書き損じた場合は、新しい封筒を使い直しましょう。丁寧に書かれた宛名は、あなたの誠実さを伝えるとともに、企業への丁寧な姿勢のアピールにつながります。
3. 送付状：あなたの熱意を伝える効果的な書き方
送付状は、履歴書と職務経歴書だけでは伝えきれない、あなたの個性や熱意を伝える貴重な機会です。なぜその企業で働きたいのか、どのような貢献ができるのかを具体的に記述することで、採用担当者の目に留まりやすくなります。
送付状は、一枚に収まるように内容を簡潔にまとめるのが基本です。サイズの規定はありませんが、A4サイズにするのが一般的でしょう。まず、自分の氏名、住所、連絡先、応募職種を明記します。次に、応募企業への志望動機、自己PR、入社後の抱負などを記述します。最後に、面接の機会をいただけることへの感謝と意欲、それから結語として「敬具」でしめくくりましょう。末尾に添付書類の一覧を記載すると、より丁寧な印象になります。
送付状を書く際のポイントは、企業研究を通じてその企業の理念や事業内容に合わせた内容にしつつ、要点を短くまとめることです。企業を志望するポイントや自分の経験に具体性をもたせ、志望理由に対して論理的な内容であると説得力のある効果的なアプローチになります。誤字脱字や句読点の誤りがないか、何度も確認してから印刷しましょう。
4. 応募書類の封入と郵送：確実な送付で安心感を高める
応募書類を封入する際は、クリアファイルまたはA4サイズの二つ折り封筒に入れ、折れや汚れを防ぎます。クリアファイルを使用する場合も、使用しない場合も、送付状が一番上にくるようにし、その他の書類は送付状の末尾に記載した順に、送付状より下に重ねます。クリアファイルを使用する場合は、ファイルに入れた後に封筒へ封入します。送付状は、クリアファイルに入れないことが多いです。送付状は、封筒に入れた他の書類の上に重ねて入れましょう。
郵送方法は、普通郵便がおすすめです。簡易書留も配達の記録が残る点では有効ですが、受け取り時に印鑑が必要でしたり、受け取りができない場合は再配達になってしまうため、企業側にかける負担が大きいです。切手は料金不足がないよう、郵便局の窓口で正確な金額を確認し、封筒の表面の左上に丁寧に貼りましょう。また表面には、赤字で「応募書類在中」と記載することで、採用担当者がすぐに書類を識別できます。
郵送後は、企業に書類が到着しているか確認しておくと安心です。企業によっては、応募書類の到着確認の連絡をしてくれる場合もあります。1週間～2週間経っても連絡がない場合は、電話で問い合わせてみても良いでしょう。ただし、企業の採用担当者は多忙であるため、問い合わせる際は、簡潔で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
5. 履歴書郵送におけるよくある質問：疑問を解消してスムーズな応募を
履歴書郵送に関するよくある質問と、その回答をまとめました。
Q1. 写真が剥がれないようにするには、どうすればいいですか？
A. スティックのりではなく、写真の裏全体に糊を塗ってしっかりと貼り付けましょう。さらに、上から透明テープで保護するとより安心です。
Q2. 職務経歴書の封入について指定がない場合はどうすればいいですか？
A. 企業から特に指定がなければ、送付状で職務経歴を詳しく説明するか、別紙で職務経歴書を作成して同封しましょう。
Q3. 応募書類を郵送した後、修正したい点に気づいたらどうすればいいですか？
A. 企業に連絡し、修正版の応募書類を再送したい旨を伝えましょう。誠実な対応を心がけることが大切です。
Q4. 封筒の表面に朱書きで「応募書類在中」と書くのはなぜですか？
A. 採用担当者が他の郵便物と区別しやすく、迅速な処理につながるためです。また、丁寧な印象を与え、応募者への配慮を示すことにもなります。
Q5. 郵送後、どれくらいで連絡が来ますか？
A. 企業によって異なりますが、一般的には1週間～2週間程度です。3週間以上経っても連絡がない場合は、問い合わせてみても良いでしょう。
6. まとめ：丁寧な準備で選考 success を掴もう！
履歴書郵送は、就職・転職活動において企業にあなたという人物を知ってもらう第一歩です。正しいマナーと手順を理解し、丁寧に準備することで、自信をもって応募書類を送付できます。この記事で紹介したポイントを参考に、選考の第一歩をふみだしましょう。
