履歴書作成完全ガイド!:履歴書の選び方からよくあるミスのチェックまで

履歴書作成完全ガイド!:履歴書の選び方からよくあるミスのチェックまで

就職活動や転職活動において、履歴書はあなたの第一印象を左右する重要な書類です。
企業は履歴書を通してあなたのスキル、経験、人物像を把握し選考します。そのため、正しい書式を守りつつ、自分の強みを適格に伝えることが、選考通過のポイントとなります。

1. 履歴書の基本:目的と重要性

履歴書は、あなたがこれまでどのような経験をしてきたのか、どのようなスキルを持っているのか、そして将来どのようなことをしたいのかを企業に伝えるための書類です。
企業は履歴書の内容に基づいて、あなたを採用するかどうかを判断します。そのため、履歴書は単なる書類ではなく、あなたの「自己紹介書」であると捉えることが重要です。

2. 履歴書はパソコン?それとも手書き?:メリットとデメリット

履歴書をパソコンで作成するか、手書きで作成するか、採用企業から指定がない場合は自由に選択することができます。パソコンと手書き、それぞれのメリットとデメリットを理解し、自分に合った作成方法を選びましょう。

手書きのメリット:

  • 丁寧な印象を与えられる
  • オリジナリティを出せる

手書きのデメリット:

  • 時間と労力がかかる
  • 修正が難しい

パソコン作成のメリット:

  • 手軽に作成できる
  • 修正が簡単

パソコン作成のデメリット:

  • 手書きよりも冷たい印象を与える

手書きは時間がかかる一方、丁寧な印象を与えることができるので、時間にゆとりがある時に選ぶと良いでしょう。
パソコンは書式が統一されて冷たい印象を与えてしまう一方で作成や修正に時間がかからないので、選考を効率的に進めたい方におすすめです。

3. 履歴書の種類と適切な選び方

履歴書は、大きく分けて「一般的な履歴書」と「アレンジ型の履歴書」の2種類があります。

  • 一般的な履歴書: ほとんどの企業で使える汎用性の高い履歴書です。代表的なのは厚生労働省が出しているJIS規格です。
  • アレンジ型の履歴書: アルバイト用・新卒用など、雇用形態・年齢によって異なる形式があります。

JIS規格の履歴書のテンプレートはこちらからチェック!

厚生労働省の履歴書テンプレート

4. 履歴書テンプレートのダウンロードと活用法

テンプレートを選ぶ際はこの三つのポイントを中心に選びましょう。

  • デザイン: シンプルで読みやすいデザインを選ぶ
  • 項目: 必要な項目が全て揃っているか確認する
  • フォーマット: WordやExcelなど、使いやすい形式を選ぶ
※2020年に厚生労働省で改訂された履歴書の様式では、性別欄・通勤時間欄・扶養家族欄・配偶者欄・配偶者の家族欄は任意記載となりました。

5. 履歴書の記入ポイント(氏名、学歴、職歴など)

履歴書に記載する情報は必ず正式名称で記載します。学校名・企業名はもちろん、名前も戸籍に登録してある正しい漢字で記載します。

  • 氏名: 楷書で丁寧に書く
  • 住所: 郵便番号・番地まで正確に記入
  • 電話番号: 連絡が取りやすい番号を記入
  • メールアドレス: 就職活動専用のメールアドレスを推奨
  • 学歴: 学校名、学部・学科、卒業年月日を正確に記入
  • 職歴: 会社名、職種、業務内容、勤務期間を正確に記入

これらは履歴書の基本です。特に電話番号やメールアドレスは、内定、企業から履歴書に記載した情報をもとに連絡をもらう可能性が高いので、必ず正しい情報を記入しましょう。

6. 志望動機と自己PRの効果的な書き方

自由記入欄である志望動機・自己PRの書き方は誰もが悩むところでしょう。
これらのポイントをおさえて書けば、説得力のある文章が出来上がり、採用担当者にあなたの強みや熱意をしっかりとアピールすることができます。

志望動機を書く際のポイント:

  • 企業研究を徹底する
  • 自己分析を行い、企業との適合性を示す
  • 具体的な将来像を描く

自己PRを書く際のポイント:

  • 具体的なエピソードを交える
  • 企業が求めるスキルを強調する
  • 数値を用いて実績をアピールする

二つに共通するポイントは、曖昧な表現を避け、具体的に記述することです。
そうすることで、採用担当者はあなたの強みも入社後の活躍も具体的に想像することができ、あなたという人物がもつ魅力がはっきりと伝わります。

志望動機・自己PRの書き方についてより詳しく知りたい方は要チェック!
初めての転職・就職の方向け!履歴書の書き方ガイド【内定を勝ちとるために】

7. よくあるNG例と対処法

どんなに素晴らしい内容を書いた履歴書であっても、たった一つのミスによって採用担当者からネガティブな印象を抱かれてしまう場合があります。まずは書類選考を確実に通過するために、これから紹介するNG例を反面教師にしましょう。

  • NG例1: 誤字脱字
    • 対処法:作成後に必ず読み返して誤字脱字チェックを行う
  • NG例2: 口語調や砕けた表現
    • 対処法:丁寧語・尊敬語・謙譲語を使用する
  • NG例3: 企業研究不足
    • 対処法:企業理念、ビジョン、事業内容を十分理解し、それに沿ったアピールポイントに修正する
  • NG例4: 自己PRが抽象的
    • 対処法:具体的なエピソードを交え、実績は数値などを用いりわかりやすく説明する
  • NG例5: データ提出時のファイル形式
    • 対処法:PDF形式で提出する

8. 提出方法別の注意点(郵送、メール、持参)

履歴書を提出する段階でミスをすると、期限通りに採用担当者の手元に届かず、せっかくの努力がむだになってしまうことがあります。
ここで注意点をおさらいし、履歴書を安全に提出できるようになりましょう。

郵送の場合:

郵送で提出する際は、郵便で正しい宛先へと送ってもらう必要があります。できる限り伝わりやすい情報と、受け取る採用担当者への配慮を心がけましょう。

  • 白か薄茶色の無地の封筒を使用
  • 宛名は企業名と部署名を正確に記入
  • できる限り折り目をつけない
  • 送付状を同封する
  • 「応募書類在中」と記載する

これらのポイントに気を付けた上で、提出期限に間に合うようにゆとりのあるタイミングで発送しましょう。

メールの場合:

採用担当者は日々多くのメールを受信し、チェックしています。そのため送ったメールの内容が正しく伝わるように気をつけましょう。

  • PDF形式で提出
  • ファイル名に氏名と希望職種を記載
  • 件名は「企業名 応募書類 氏名 応募職種」の形式

メールで送る場合は履歴書もデータで送ることになります。データの形式に不備があると、履歴書が正しく表示されなくなってしまうので、必ず形式をチェックしてから送ると良いです。

持参の場合:

実際に採用企業へ向かって提出するので、確実に送り届けることはできます。しかしマナーに欠ける行動をすると、かえって印象を悪くしてしまうので注意しましょう。

  • しわや汚れのない清潔な状態で持参
  • 白か茶色の無地の封筒を使用
  • 企業の指示に従って提出

履歴書だけでなく提出する際の身だしなみも清潔にし、ビジネスシーンにふさわしい服装でを意識し、臨みましょう。

まとめ

履歴書は、就職活動や転職活動において、あなたの第一印象を左右する重要な書類です。
この記事で紹介したポイントを参考に、まずは書類選考の通過を目指しましょう!

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