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就職・転職活動は、人生における大きな転換期です。せっかく時間をかけて作成した履歴書も、送付方法を間違えると、企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。好印象を与え、選考を有利に進めるためには、履歴書の送付方法にも細心の注意が必要です。この記事では、履歴書を郵送する際の正しい封入方法、マナー、そして好印象を与えるためのポイントを、初めての方にも分かりやすく丁寧に解説します。具体的な手順や実例を交えながら、書類選考の通過率を高めるための秘訣を伝授します。
1. 履歴書を送るための最適な封筒とは？
1.1. 封筒のサイズと種類を選ぶ
履歴書は基本的に二つ折り以上折り曲げないようにしましょう。したがって送付する際は、A4サイズの履歴書が折らずに入る角形2号封筒（A4三つ折り）または二つに折り曲げて入る角形A4号を選ぶようにしましょう。ただ場合によっては三つ折りでも許容されることがあります。その際は長形3号封筒を使用することも可能です。色は白か茶にしましょう。清潔感があり、ビジネスシーンに適しています。茶封筒で送ってもかまいませんが白の方が一般的ですので白の方がおすすめです。また、窓付き封筒は個人情報保護の観点から使用を控えましょう。
1.2. 封筒の材質
封筒の材質は、一般的な紙封筒で問題ありません。ただし、薄すぎる封筒は中身が透けてしまう可能性があるので、適度な厚みのあるものを選びましょう。高価な封筒は不要です。
1.3. 封筒はどこで買える？
封筒は、コンビニエンスストア、文房具店、100円ショップなどで購入できます。オンラインショップでも購入可能です。
2. 履歴書と送付状の正しい入れ方
2.1. 履歴書の折り方
履歴書は基本的に二つ折りにします。二つ折りにする際は、採用担当者が履歴書を読みやすいように必ず縦で折りましょう。なお派遣会社や人材紹介会社へ履歴書を提出する際は、例外的に三つ折りが可能な場合もあります。三つ折りにする場合は二つ折りの時と同じく、まずは縦で二つに折り、そのあと横で三分の一ずつ折り目をつけたら完成です。履歴書の写真が見える面を表として扱いましょう。
2.2. 封筒への入れ方
雨天などによる書類の濡れ・にじみを防ぐため、履歴書はクリアファイルにいれると良いです。クリアファイルに入れる場合もそうでない場合も、封筒を開けた時に名前が見えるように入れます。二つ折りまたは三つ折りをする場合は、同封する全ての書類も同様に折ったうえで重ね、最後にまとめて折り封筒へ入れます。
2.3. 送付状の同封
送付状を同封する場合は、送付状が一番上、履歴書が下になるように重ねて入れます。こうすることで採用担当者は先に送付状を読み、同封された書類の概要を把握できます。そのため、履歴書の内容をスムーズに理解できます。送付状がない場合は、履歴書のみを封筒に入れます。
3. 宛名と差出人の書き方：好印象を与えるためのポイント
3.1. 宛名の書き方：正確さと丁寧さを意識する
宛名は黒のボールペンまたは万年筆で丁寧に書きましょう。楷書体で、誤字脱字がないように注意深く記入します。会社名、部署名、役職名、担当者名を省略せずに正確に書き、企業や部署宛ての場合は敬称として「御中」を、個人宛の場合は「様」を末尾に書きます。住所は都道府県名から省略せずに書き、ビル名、階数、部屋番号まで正確に記入しましょう。マンション名や建物名は省略せずに記入することが重要です。宛名の全体的なバランスにも気を配り、文字の大きさや配置を調整して、見やすく整った印象に仕上げましょう。
3.2. 差出人の書き方：連絡先を明確に
差出人は封筒の裏面左下に、氏名、郵便番号、住所を記入します。宛名と同じく、黒のボールペンまたは万年筆で丁寧に書きましょう。
4. 封入時に注意すべき点：避けるべきミスと適切な対応
4.1. 修正液・修正テープの使用はNG
封筒の宛名や差出人に誤字脱字があった場合は、修正液や修正テープで修正せず、新しい封筒を使い直しましょう。修正液や修正テープの使用は、相手に不注意な印象を与えてしまう可能性があります。
4.2. 封を丁寧に閉じる
封筒の封は、糊付けされている部分を丁寧に剥がして閉じます。自分で封を閉じる場合は、セロハンテープではなくのりでしっかりと封をしましょう。セロハンテープはのりに比べてはがしやすく、途中で開封されてしまうリスクもあるので使用を避けましょう。なおスティックのりは通常ののりと比べて粘着力が弱いので、できれば使わないようにしましょう。
4.3. 切手の貼り方：適切な金額と位置
切手は、封筒の左上にまっすぐに貼りましょう。複数枚貼る場合は縦に連なるように貼るのが一般的です。切手の金額が不足しないように、郵便局で重さを計ってもらうのが確実です。切手の金額が不足していると、相手に受け取ってもらえない可能性があります。また、切手が斜めに貼られていたり、剥がれかけていたりすると、丁寧さに欠ける印象を与えてしまうため、注意が必要です。
4.4. 郵送方法：確実な配送方法を選択
履歴書の郵送方法は、普通郵便がおすすめです。簡易書留も配達の記録が残る点では有効ですが、受け取り時に印鑑が必要でしたり、受け取りができない場合は再配達になってしまうため、企業側にかける負担が大きいです。
5. 履歴書送付の重要性：丁寧な対応で選考通過率UP
履歴書は、あなた自身をアピールする最初の機会です。内容はもちろんのこと、送付方法にも気を配ることで、相手に好印象を与え、選考通過率を高めることができます。この記事で紹介したポイントを踏まえ、丁寧に履歴書を送付し、選考を有利に進めましょう。
6. 履歴書送付に関するよくある質問
6.1. Q1. 履歴書をクリアファイルに入れて送付しても良いですか？
A1. 入れても問題ありません。クリアファイルに履歴書と送付状を一緒に入れ、折れ曲がりや汚れを防ぐことができます。ただし、クリアファイルに入れる際も通常と同様に、書類を入れる順番に気をつけましょう。送付状を一番上にし、ついで履歴書、職務経歴書を入れる場合は履歴書の下になるように入れ、他にも書類を送る場合は職務経歴書のさらに下に入れます。
6.2. Q2. 封筒の表面に「履歴書在中」と書く必要はありますか？
A2. 書いた方が良いです。赤字で「履歴書在中」と大きく書くことで、採用担当者がすぐに重要書類だと認識でき、書類がスムーズに選考担当者の手に届きます。また、誤って他の書類と一緒に紛れてしまうことも防ぐことができます。
6.3. Q3. 郵送以外の方法で履歴書を送付することは可能ですか？
A3. 企業によっては、メールやオンラインフォームで履歴書を受け付けている場合があります。応募要項をよく確認し、指定された方法で送付しましょう。不明な場合は、企業に問い合わせるのが確実です。
7. まとめ
履歴書を郵送する際の正しい封入方法とマナーを理解し、実践することで、相手に好印象を与え、選考を有利に進めることができます。この記事で紹介したポイントを参考に、丁寧な対応を心がけ、自信をもって就職・転職活動を進めましょう。
